Într-o lume în care digitalizarea accelerează în toate sectoarele – de la administrația publică la mediul de afaceri – semnătura electronică calificată devine tot mai prezentă în viața profesională și personală a românilor. Fie că trebuie să semnezi un contract de muncă de la distanță, o declarație fiscală, o ofertă de licitație sau un document bancar, acest tip de semnătură îți permite să faci totul rapid, legal și fără deplasări inutile.
Dar ce înseamnă, de fapt, o semnătură electronică calificată? Cum diferă de celelalte tipuri de semnături electronice? Și mai ales, cum o obții și o folosești în mod corect?
Ce este semnătura electronică calificată?
Semnătura electronică calificată este singura formă de semnătură electronică cu aceeași valoare legală ca semnătura olografă (scrisă de mână), în întreaga Uniune Europeană. Este reglementată de Regulamentul eIDAS (Regulamentul (UE) nr. 910/2014) și are un nivel înalt de securitate și încredere.
Aceasta este emisă pe baza unui certificat digital calificat, de către un furnizor de servicii de încredere calificat, recunoscut oficial.
Pe scurt:
- Este personalizată, legată direct de identitatea semnatarului
- Este protejată criptografic, împotriva modificărilor
- Este verificabilă, prin certificate digitale
- Are valoare juridică deplină în România și în UE
Tipuri de semnături electronice – comparație
Pentru a înțelege mai bine contextul, iată cum se diferențiază principalele tipuri de semnături electronice:
- Semnătura electronică simplă
- Cel mai de bază nivel
- Nu are valoare legală deplină
- Poate fi o bifă, un scan sau o semnătură inserată într-un e-mail
- Utilă pentru operațiuni curente, dar nesigură pentru documente oficiale
- Semnătura electronică avansată
- Include un mecanism de identificare a semnatarului
- Este legată în mod unic de semnatar și de document
- Mai sigură decât semnătura simplă
- Nu are însă valoare juridică egală cu cea a unei semnături olografe
- Semnătura electronică calificată
- Este singura echivalentă cu semnătura de mână din punct de vedere legal
- Necesită un certificat calificat și un furnizor acreditat
- Recunoscută oficial în toate țările membre UE
- Obligatorie în multe proceduri legale, fiscale și administrative
La ce poți folosi semnătura electronică calificată?
Utilizările sunt multiple și în continuă extindere, în funcție de domeniul de activitate. Printre cele mai frecvente:
- Depunerea declarațiilor fiscale (declarația unică, D112, bilanțuri)
- Semnarea contractelor de muncă și actelor adiționale
- Participarea la licitații publice prin SEAP/SICAP
- Semnarea documentelor comerciale (facturi, comenzi, acorduri)
- Comunicarea oficială cu instituții publice (Primării, ANAF, CNAS)
- Înregistrarea de documente la Registrul Comerțului
- Accesarea platformelor guvernamentale (SPV, ghiseul.ro)
Cum obții o semnătură electronică calificată?
Procesul este standardizat și presupune:
- Alegerea unui furnizor calificat
Exemple: certSIGN, DigiSign, Trans Sped – toți acreditați de autoritățile naționale și europene - Verificarea identității
- Fie fizic (la ghișeu), fie online prin video-identificare
- Necesită buletin/carte de identitate și completarea unui formular
- Emiterea certificatului
- Pe token USB (dispozitiv fizic) sau în cloud (semnare de pe orice dispozitiv)
- Primești aplicația și codurile de autentificare
- Utilizarea semnăturii
- Semnezi documente în format PDF, XML sau Word
- Poți folosi aplicațiile furnizate de emitent sau platforme dedicate
Cât costă semnătura electronică calificată?
Prețul variază în funcție de furnizor și de durata abonamentului. Estimativ:
- Persoane fizice: 150 – 300 lei/an
- Persoane juridice: 200 – 500 lei/an
- Pot exista pachete promoționale sau oferte pentru reînnoiri
Semnătura în cloud – o alternativă modernă
Semnătura în cloud câștigă teren datorită:
- Lipsei de dispozitive fizice (fără token USB)
- Flexibilității (semnezi de oriunde, de pe telefon sau laptop)
- Rapidității (folosești coduri OTP sau aplicații mobile)
- Securității – la același nivel cu semnătura pe dispozitiv
Este soluția preferată de antreprenori, freelanceri și angajați în regim de telemuncă.
Ce spune legea?
În România, semnătura calificată este reglementată de:
- Legea 455/2001 privind semnătura electronică
- Regulamentul eIDAS (UE) – aplicabil în toate statele membre
- Codul muncii, care permite semnarea contractelor digital
- Codul fiscal, care impune semnătura digitală pentru declarații depuse online
Aceasta este recunoscută oficial în justiție, în relațiile comerciale și în procedurile administrative.
Ce riscuri trebuie gestionate?
Folosirea semnăturii calificate implică responsabilitate:
- Nu împrumuta tokenul sau contul altcuiva
- Nu semna documente fără să le verifici complet
- Păstrează-ți în siguranță codurile de acces și dispozitivele
- Alege doar aplicații și furnizori autorizați
Reînnoirea certificatului
Certificatul calificat are o valabilitate limitată (de obicei 1, 2 sau 3 ani). După expirare:
- Trebuie reînnoit la timp, altfel semnătura devine inactivă
- Unele platforme oferă notificări automate pentru reînnoire
- Reînnoirea se face online, cu identitate confirmată
Concluzie despre cum folosești semnătura electronică in 2025
În 2025, semnătura electronică calificată nu mai este o opțiune rezervată doar companiilor mari sau specialiștilor IT. Este un instrument accesibil oricărui cetățean sau antreprenor care vrea să interacționeze rapid, sigur și legal cu statul, cu clienții sau cu partenerii. Ușurează birocrația, economisește timp și oferă protecție juridică deplină. Cu puțină documentare și alegerea corectă a furnizorului, semnătura electronică devine parte naturală a oricărei activități digitale.
publicitate