În interacțiunile administrative, judiciare sau comerciale, solicitarea de copii legalizate ale documentelor originale rămâne o practică frecventă, în ciuda avansului digitalizării. Fie că este vorba despre un act de stare civilă necesar pentru un dosar de succesiune, o diplomă de studii pentru echivalare în străinătate sau un titlu de proprietate pentru un litigiu, copia legalizată conferă siguranță juridică.
Deși procedura pare o simplă formalitate de multiplicare, ea reprezintă, în fapt, un act notarial cu responsabilitate juridică. În februarie 2026, tarifele au suferit modificări ca urmare a ajustărilor fiscale (TVA 21%), iar regulile privind documentele acceptate au devenit mai stricte. Acest articol detaliază mecanismul legalizării, distincția față de „copia conformă” și costurile actualizate.
Ce este juridic o „Copie Legalizată”?
Legalizarea copiei este procedura notarială prin care notarul public atestă, printr-o încheiere aplicată pe document, identitatea perfectă între înscrisul original prezentat și copia acestuia.
Este esențial de înțeles că notarul nu certifică veridicitatea conținutului sau legalitatea actului original, ci strict conformitatea vizuală și textuală a copiei cu originalul.
Diferența față de „Copia conformă cu originalul”
Există o confuzie frecventă între cele două noțiuni:
- Copia Legalizată: Se face doar la notar, costă bani și are forță probantă superioară (acceptată în instanță, la bănci, în străinătate).
- Copia „Conform cu originalul”: Se realizează gratuit de funcționarul unei instituții publice (conform OUG 41/2016), care compară copia cu originalul doar pentru uzul intern al acelei instituții.
Când este obligatorie legalizarea notarială?
Deși legea debirocratizării a eliminat cerința copiilor legalizate pentru multe instituții ale statului (ministere, primării), există domenii unde aceasta rămâne obligatorie:
- Justiție: Instanțele de judecată solicită adesea copii legalizate pentru probele din dosar.
- Sectorul Privat: Băncile, companiile de asigurări sau angajatorii privați pot solicita acte legalizate pentru dosare de credit sau angajare.
- Relații Internaționale: Pentru studii sau muncă în străinătate, actele (diplome, certificate) trebuie legalizate înainte de a fi apostilate sau supralegalizate.
- Notariat: În procedurile succesorale sau de vânzare, actele de stare civilă sau titlurile de proprietate vechi sunt adesea cerute în copie legalizată.
Procedura de Colationare: Cum decurge procesul?
Pentru a obține o copie legalizată, solicitantul trebuie să parcurgă următorii pași:
1. Prezentarea Originalului (Condiție Sine Qua Non)
Notarul nu poate legaliza o copie după o altă copie simplă sau după o fotografie din telefon. Trebuie prezentat înscrisul original.
Excepție: Se poate legaliza o copie după o altă copie legalizată anterior, dacă aceasta din urmă îndeplinește condițiile de formă.
2. Verificarea Integrității
Documentul este inspectat. Notarul va refuza legalizarea dacă actul original:
- Este rupt, lipit cu scotch sau ilizibil.
- Are ștersături, adăugiri sau corecturi nesemnate oficial.
- Este plastifiat (laminat). Aceasta este cea mai frecventă cauză de respingere, deoarece plastifierea împiedică verificarea elementelor de siguranță ale hârtiei și a timbrului sec.
3. Multiplicarea și Încheierea
Secretariatul notarial realizează copia (nu se acceptă copii aduse de acasă, pentru a evita riscul de fraudă/modificare digitală). Pe copie se aplică ștampila notarului și o încheiere de legalizare care atestă că s-a realizat colationarea cu originalul.
Documente care NU pot fi legalizate
Legea notarială interzice legalizarea copiilor după:
- Acte sub semnătură privată care nu au dată certă sau care nu au fost înregistrate (ex: o chitanță de mână nedeclarată).
- Documente care conțin informații cu caracter secret, fără autorizație.
- Acte de identitate (Buletin/CI) – în anumite interpretări stricte, legalizarea CI este restricționată, fiind preferată „copia conformă”, însă practica variază.
Costuri și Taxe în 2026
Tarifele pentru legalizarea copiilor sunt percepute, de regulă, per pagină, nu per document.
Structura costului include:
- Onorariul Notarial: Variază între 15 și 25 Lei per pagină (pentru acte simple).
- Taxa pentru Încheiere: Unele birouri percep o taxă fixă pentru redactarea încheierii de legalizare.
- TVA: Cota de 21% se adaugă la onorariul final.
Exemplu de calcul: Pentru o diplomă de studii (fată-verso, considerată 2 pagini), costul total poate ajunge la aproximativ 40 – 60 Lei.
Legalizarea Electronică: Noutatea Digitală
În 2026, tot mai multe instituții acceptă legalizarea copiei în format electronic.
Procedura: Notarul scanează documentul original și aplică semnătura sa electronică calificată pe fișierul PDF. Acest fișier are valoarea unei copii legalizate doar în mediul digital (dacă este printat, își pierde valabilitatea). Este soluția ideală pentru dosarele depuse online.
Valabilitatea Copiei Legalizate
O copie legalizată nu expiră prin trecerea timpului, ci își pierde valabilitatea doar dacă documentul original își pierde valabilitatea.
- Exemplu: O copie legalizată după un Certificat de Naștere este valabilă nelimitat (dacă nu intervin modificări de nume/stare civilă).
- Exemplu: O copie legalizată după un Cazier Judiciar expiră odată cu originalul (după 6 luni).
Concluzie
Legalizarea copiilor rămâne un serviciu notarial esențial pentru securitatea circuitului civil. Deși presupune costuri și deplasare, este singura metodă prin care un duplicat capătă forța probantă a originalului în fața instanțelor și a partenerilor internaționali. Recomandarea pentru solicitanți este să evite plastifierea actelor originale și să verifice, în prealabil, dacă instituția destinatară acceptă și varianta digitală a legalizării.
Ghiduri imobiliare despre vânzare-cumpărare
Pentru tranzacții imobiliare clasice, consultă și Contractul de vânzare-cumpărare imobiliară la notar în 2026: Acte, Taxe și Procedură. Actul este esențial pentru transferul proprietății. Ghidul explică pașii detaliat. Pentru asistență, contactează biroul notarial.
Surse verificate (Februarie 2026)
- UNNPR – Legea notarială și normele privind actele procedurale.
- Legea nr. 36/1995 – Legea notarilor publici și a activității notariale.
- ANAF – Reglementări fiscale privind TVA aplicabil serviciilor.