Tot ce trebuie să știi despre obligația de a avea casă de marcat în 2025 – ghid complet pentru comercianți și prestatori de servicii. În 2025, obligația de a utiliza o casă de marcat fiscală cu jurnal electronic rămâne una dintre cele mai importante cerințe legale pentru comercianți și prestatori de servicii din România. Fie că ai un magazin, un salon de înfrumusețare, o cafenea, un atelier auto sau vinzi produse la tarabă, este esențial să știi dacă și când trebuie să emiți bon fiscal.
Nerespectarea acestor obligații poate atrage amenzi usturătoare, suspendarea activității și chiar confiscarea sumelor nejustificate. În acest articol îți explicăm clar cine trebuie să aibă casă de marcat, ce tipuri există, cum se fiscalizează, când ești scutit și ce riscuri implică neconformarea în 2025.
Ce este casa de marcat cu jurnal electronic
Casa de marcat este un aparat fiscal destinat înregistrării vânzărilor către persoane fizice, prin emiterea unui bon fiscal. Începând cu 2018, toate casele de marcat din România trebuie să fie fiscale și conectate la ANAF, printr-un modul de jurnal electronic, care înlocuiește vechiul jurnal pe hârtie.
Aceste case de marcat:
- trimit automat datele către ANAF (vânzări, TVA, bonuri anulate)
- au un număr unic de identificare fiscală
- sunt înregistrate în baza de date națională a aparatelor fiscale
Obligația vizează toate firmele sau persoanele fizice autorizate care vând bunuri sau prestează servicii cu plată în numerar sau cu cardul direct către populație.
Cine este obligat să folosească o casă de marcat în 2025
În 2025, obligația rămâne valabilă pentru următoarele categorii de contribuabili:
Comerțul cu amănuntul și prestările directe de servicii
- magazine alimentare, non-alimentare, buticuri
- baruri, cafenele, restaurante
- coafor, frizerie, manichiură-pedichiură
- service auto, spălătorii auto
- ateliere de reparații (încălțăminte, ceasuri, electronice)
- saloane de masaj sau terapii complementare
- activități recreative sau sportive cu taxă de acces
- transport persoane (taxi, transport rutier cu bilet)
Alte activități specifice
- cabinete medicale sau stomatologice (în anumite cazuri)
- închirieri de bunuri către persoane fizice (ex. ATV-uri, biciclete)
- târguri, piețe, expoziții cu vânzare directă către public
- vânzare ambulanță (standuri mobile, rulote)
Obligația se aplică indiferent de forma juridică: SRL, PFA, II, IF sau ONG cu activitate economică.
Când ești scutit de obligația de a avea casă de marcat
Există și excepții. Nu toate activitățile sunt obligate să emită bon fiscal. Ești scutit dacă:
- vinzi doar către alte firme (B2B) și nu încasezi de la persoane fizice
- încasezi doar prin virament bancar, fără numerar sau POS
- vinzi online, dar livrezi exclusiv cu curier și plata se face la livrare prin ramburs procesat fiscal de curier
- desfășori activități ocazionale (ex: evenimente caritabile sau culturale necomerciale)
- ai activitate într-o zonă rurală cu acces dificil, iar ANAF a acordat derogare
- realizezi exclusiv servicii profesionale în baza unui contract (avocați, contabili, notari etc.)
Important: chiar dacă ești scutit, trebuie să poți dovedi prin documente că nu efectuezi încasări directe de la populație.
Tipuri de case de marcat – ce alegi în 2025
Piața s-a adaptat rapid la noile reglementări, iar în prezent există mai multe opțiuni:
1. Case de marcat fixe (desktop)
- ideale pentru magazine, restaurante, saloane
- se conectează prin LAN sau Wi-Fi la serverul ANAF
- pot fi integrate cu POS, cititor coduri de bare, imprimantă
2. Case de marcat mobile
- mici, compacte, funcționează cu baterie
- potrivite pentru activități pe teren (curieri, livratori, servicii la domiciliu)
- transmit datele fiscal prin rețea mobilă GSM (SIM de date)
3. Case de marcat integrate în soft POS
- folosite în supermarketuri sau lanțuri comerciale
- sunt conectate direct cu sistemele informatice ale firmelor
- presupun integrare cu ERP și soluții software fiscale
Aparatele trebuie să fie omologate de Ministerul de Finanțe, iar achiziția se face doar de la furnizori autorizați.
Ce presupune fiscalizarea unei case de marcat
Fiscalizarea este procesul prin care casa de marcat este activată și înregistrată la ANAF. Se face de către un distribuitor autorizat, iar pașii sunt:
- se completează cererea de alocare a numărului de ordine fiscal
- aparatul este setat și testat de tehnicianul fiscal
- se emite proces-verbal de fiscalizare
- casa este conectată la serverul ANAF și apare în registrul național
Este esențial ca după fiscalizare:
- să păstrezi certificatul de garanție și cartea tehnică
- să înregistrezi aparatul în contabilitate
- să emiți bon fiscal pentru orice încasare de la persoană fizică
Ce amenzi riști dacă nu folosești casă de marcat
În 2025, controalele ANAF rămân active, iar sancțiunile sunt ferme. Iată ce riscuri există:
- amendă între 8.000 și 10.000 lei pentru lipsa aparatului fiscal
- confiscarea sumelor nejustificate
- suspendarea activității până la remedierea situației
- punctaj de risc fiscal crescut, ceea ce atrage inspecții mai frecvente
- interdicție temporară de a participa la achiziții publice
Chiar și pentru activitățile ocazionale, în lipsa documentelor justificative, se poate considera evaziune fiscală.
Obligații periodice după achiziția casei de marcat
Odată ce ai fiscalizat aparatul, ai și alte responsabilități:
- emiterea bonului fiscal la fiecare tranzacție
- păstrarea și arhivarea rapoartelor Z zilnice
- completarea și păstrarea registrului special (în cazul defectării aparatului)
- raportarea lunară automată la ANAF (se face prin aparatul conectat)
- solicitarea de service autorizat în cazul defecțiunilor
În plus, orice modificare de adresă, activitate sau sediu trebuie notificată ANAF, iar casa de marcat trebuie resigilată.
Facilități și deduceri fiscale pentru casa de marcat
Statul a oferit anterior unele facilități fiscale pentru achiziția casei de marcat, cum ar fi:
- deducerea cheltuielii din impozitul pe profit sau venit
- înregistrarea ca cheltuială deductibilă integrală la PFA sau SRL
- posibilitatea de amortizare contabilă (pentru aparatele mai scumpe)
Deși subvențiile directe s-au încheiat, cheltuiala rămâne deductibilă conform Codului Fiscal.
Ce se întâmplă cu bonurile fiscale în 2025
Bonul fiscal trebuie emis la fiecare încasare de la persoane fizice și trebuie să conțină:
- denumirea firmei, CUI, adresa
- data și ora emiterii
- produsul/serviciul și prețul
- valoarea TVA (dacă este cazul)
- numărul unic al bonului
Clientul are dreptul să refuze plata dacă nu primește bon, iar ANAF poate organiza controale cu clienți sub acoperire, inclusiv în mediul rural sau în piețe.
Concluzie despre Obligația de a avea casă de marcat
Obligația de a deține și utiliza o casă de marcat fiscală în 2025 rămâne în vigoare și este atent monitorizată de autorități. Indiferent de dimensiunea afacerii sau domeniul în care activezi, dacă ai încasări în numerar sau prin POS de la persoane fizice, trebuie să emiți bon fiscal cu un aparat fiscal omologat și conectat la ANAF.
Este o responsabilitate legală, dar și o dovadă de seriozitate în fața clienților și partenerilor. Respectarea regulilor fiscale nu doar că te ferește de sancțiuni, ci te ajută să îți gestionezi mai bine veniturile și să construiești o afacere solidă, conformă și transparentă.