Cum soliciți copii după acte notariale vechi. În viața oricăruia dintre noi poate veni un moment în care avem nevoie de o copie după un act notarial vechi – fie că este vorba despre un contract de vânzare-cumpărare, o donație, un testament, o procură sau un certificat de moștenitor. Din păcate, multe dintre aceste documente se pierd în timp, iar refacerea lor nu este posibilă decât prin solicitarea unei copii din arhiva notarială.
Dar cum se face acest lucru? Cine are dreptul să ceară o copie? Cât durează? Și mai ales, ce trebuie să faci dacă notarul care a întocmit actul nu mai profesează sau a decedat? Acest ghid vine cu răspunsuri clare și actualizate la toate întrebările legate de accesarea arhivei notariale în 2025.
Ce este arhiva notarială și de ce este importantă
Arhiva notarială reprezintă fondul de documente întocmite și păstrate de notarii publici, conform legii. Aceasta cuprinde toate actele autentificate, înregistrările, dosarele și registrele de procedură din activitatea notarială, iar păstrarea ei este reglementată strict.
Arhiva notarială se împarte în două mari categorii:
- Arhiva notarială activă – păstrată de notarul care a autentificat actul, în biroul său
- Arhiva notarială pasivă (istorică) – gestionată de Camera Notarilor Publici sau de Arhiva Națională Notarială, în cazul în care notarul s-a pensionat, a încetat activitatea ori a decedat
Această arhivă este vitală deoarece asigură continuitatea juridică și dovada valabilității unui act, chiar dacă exemplarul original s-a pierdut sau distrus.
Cine poate solicita o copie după un act notarial vechi
Conform legii notarilor publici (Legea nr. 36/1995), nu oricine poate solicita o copie după un act din arhivă. Dreptul de acces este reglementat clar și are în vedere protecția datelor personale și secretul profesional notarial.
Au dreptul să solicite copii:
- Părțile actului (ex: vânzător, cumpărător, donator, donatar)
- Moștenitorii legali sau testamentari ai unei părți decedate
- Mandatarii acestora, pe baza unei procuri autentice
- Instituții publice, instanțe sau autorități, în cadrul unor proceduri legale
- Notari publici sau avocați cu împuternicire din partea părților
Este important de menționat că străinii de act, rudele fără calitate succesorală sau terții curioși nu pot obține copii, indiferent de motivație.
Pașii de urmat pentru a solicita copia din arhivă
Obținerea unei copii presupune o procedură administrativă clară și bine documentată. Nu este un demers automat sau instant, dar este fezabil dacă respecți pașii și pregătești toate actele necesare.
Pașii sunt următorii:
- Identifică notarul care a întocmit actul (numele complet, localitatea, anul actului)
- Verifică dacă notarul mai profesează – caută pe site-ul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România (www.uniuneanotarilor.ro)
- Dacă notarul e activ, mergi direct la biroul lui și formulează o cerere scrisă
- Dacă notarul nu mai profesează, contactează Camera Notarilor Publici din zona unde a activat
- Completează cererea tip pusă la dispoziție de birou/cameră și atașează actele justificative
- Așteaptă termenul de soluționare, care poate varia între 3–30 zile
Documente necesare pentru obținerea copiei
Pentru a dovedi calitatea de persoană îndreptățită, este obligatoriu să prezinți documente clare și actuale.
În funcție de caz, pot fi cerute:
- Copie CI/pașaport solicitant
- Certificat de deces (dacă partea din act e decedată)
- Acte doveditoare ale calității de moștenitor (certificat de moștenitor, hotărâre judecătorească, certificat de naștere/căsătorie)
- Procura notarială (dacă acționezi ca mandatar)
- Cererea completată, semnată și datată
Unele camere notariale solicită și dovezi de interes legitim (ex: solicitarea de la bancă, instanță, avocat).
Unde se face solicitarea – biroul notarului, Camera Notarilor sau Arhiva Națională?
Depinde de existența sau nu a notarului public care a autentificat actul.
Situațiile posibile sunt:
- Notarul este activ: solicitarea se face la biroul lui direct
- Notarul s-a pensionat sau a decedat: solicitarea se face la Camera Notarilor Publici din raza sa de activitate
- Biroul a fost desființat de mult timp sau nu se cunoaște notarul: adresează-te Arhivei Naționale Notariale prin intermediul UNNPR
Camerele notarilor au propriile reguli și program de lucru, de aceea este bine să suni înainte sau să verifici site-ul oficial.
Cât durează și cât costă eliberarea unei copii din arhivă
Timpul de așteptare și costul variază în funcție de complexitate și de locul unde este păstrată arhiva.
Termene și costuri orientative:
- Timp de răspuns: între 3 zile și 30 zile lucrătoare
- Costuri: pot varia între 50 și 300 lei, în funcție de lungimea actului și format (copie simplă, legalizată, duplicat oficial)
Pentru instituții publice (instanțe, ANAF, Poliție), eliberarea este de obicei gratuită sau în regim special.
Întrebări frecvente despre solicitarea copiilor din arhiva notarială
Cine poate cere o copie din arhiva notarială?
Accesul la arhivă este limitat la persoanele cu interes legitim:
- Părțile implicate în actul notarial
- Moștenitorii legali sau testamentari ai persoanelor decedate
- Reprezentanții legali sau autoritățile în baza legii
Ce fac dacă nu mai știu numele notarului sau anul exact?
Poți începe căutarea cu informațiile aproximative de care dispui:
- Numele uneia dintre părți și localitatea în care s-a semnat actul
- Camera Notarilor Publici poate ajuta cu identificarea actului
- Este posibil să fii direcționat către Arhiva Națională Notarială
Pot cere o copie în format electronic, nu pe hârtie?
În anumite cazuri, camerele sau notarii pot furniza copii digitale:
- Este nevoie de o solicitare clară, semnată și justificată
- Unele birouri trimit PDF scanat prin email, cu sau fără semnătură electronică
- Copiile electronice nu au întotdeauna valoare juridică fără legalizare
Ce tip de copie primesc – simplă sau legalizată?
Poți alege tipul de copie în funcție de nevoia ta legală:
- Copie simplă – doar pentru informare personală
- Copie legalizată – are valoare juridică, folosită în instanță, la bancă etc.
- Duplicatul actului – doar în cazuri excepționale, cu procedură extinsă
Pot refuza notarul sau camera să-mi dea copia?
Da, dacă nu îndeplinești condițiile de acces stabilite de lege:
- Nu ești parte sau moștenitor direct în act
- Nu ai procura/autorizarea necesară
- Nu ai un interes legitim recunoscut prin documente oficiale
Un articol simplu, dar esențial despre obținerea copiilor după acte vechi. Felicitări!