Export extracomunitar în 2025 – Acte necesare și procedură

Export extracomunitar în 2025 – Documentele esențiale și pașii pentru antreprenori. Tot mai mulți antreprenori români privesc dincolo de granițele Uniunii Europene în căutarea de noi piețe de desfacere. Fie că este vorba de Asia, America de Sud, Africa sau Orientul Mijlociu, exportul extracomunitar deschide oportunități vaste pentru companiile românești, în special datorită scutirii de TVA și posibilității de a lucra direct cu clienți din afara spațiului european.

Totuși, exportul în afara Uniunii Europene presupune o serie de formalități și documente specifice, fără de care produsele nu pot ieși legal din țară. Acest articol îți oferă o privire clară și detaliată asupra tuturor documentelor de care ai nevoie, într-un limbaj simplu și ușor de urmărit.

Ce înseamnă export extracomunitar?

Exportul extracomunitar este livrarea de bunuri către țări din afara Uniunii Europene, cum ar fi SUA, China, Emiratele Arabe Unite, Turcia, Canada sau orice alt stat non-UE. Acest tip de export este reglementat strict, deoarece presupune traversarea frontierelor vamale ale Uniunii și implică controale, taxe, avize și scutiri de TVA.

Beneficiul major? Exportul extracomunitar este scutit de TVA, indiferent dacă firma este înregistrată ca plătitoare de TVA sau nu.

Ce documente sunt necesare pentru exportul extracomunitar?

Lista documentelor poate varia în funcție de natura mărfurilor, destinația finală și condițiile contractului de export. Totuși, există un set minim de documente obligatorii pe care orice exportator trebuie să le pregătească.

Documente esențiale:

• Factura externă:
  • întocmită în valută
  • fără TVA
  • cu toate informațiile despre expeditor, destinatar, coduri tarifare și valoarea mărfurilor
• Contractul extern:
  • convenția scrisă între firma exportatoare și clientul din afara UE
• Documentul de transport:
  • CMR (pentru transport rutier)
  • AWB (pentru transport aerian)
  • Bill of Lading (pentru transport maritim)
• Factura de transport:
  • emisă de firma de transport care efectuează livrarea
• Packing list (listă de ambalare):
  • descrie în detaliu conținutul coletelor, numărul de pachete, greutatea, volumul
• Declarația vamală de export:
  • document electronic emis și înregistrat în sistemul vamal național
  • necesar pentru ca marfa să iasă legal din UE
• Acte de înregistrare ale firmei:
  • certificat de înregistrare, cod EORI etc.
• Certificat de origine:
  • obligatoriu dacă mărfurile beneficiază de tarif vamal preferențial
  • se emite de către Camera de Comerț și Industrie a României
• Certificate speciale (pentru produse agroalimentare sau animale):
  • certificat fitosanitar
  • certificat sanitar-veterinar
  • avize de la ANSVSA sau alte autorități competente

Citeste detalii despre Rambursarea TVA-ului extern

Detalii despre declarația vamală de export

Declarația vamală este documentul central care atestă intenția firmei de a scoate marfa din spațiul comunitar. Se depune în format electronic la biroul vamal de plecare.

Tipuri de declarații posibile:

• Declarație vamală de export – documentul principal
• Declarație de reexport – pentru bunuri returnate sau în tranzit
• Declarație sumară de ieșire – în anumite cazuri speciale

Pentru a putea face export, compania trebuie să fie înregistrată în sistemul vamal cu un cod EORI – un identificator unic la nivel european.

Cum se emite factura de export?

Factura pentru export extracomunitar:

• nu conține TVA (conform art. 294 din Codul Fiscal)
• este emisă în valută (USD, EUR, GBP etc.)
• trebuie să conțină:
  • numele complet al exportatorului și importatorului
  • adresa completă a părților
  • descrierea completă a produselor
  • valoarea totală
  • condițiile de livrare (Incoterms)
  • modalitatea de plată

Aceasta trebuie să fie însoțită obligatoriu de documentele de transport și, dacă este cazul, de certificatul de origine.

Avantajele fiscale ale exportului extracomunitar

• TVA 0% – nu trebuie colectată TVA de la clientul final
• Fără accize sau taxe vamale în România – aceste taxe pot exista însă în țara de destinație
• Controlul fluxului financiar – poți negocia condițiile de plată direct cu partenerul (în avans, la livrare sau la termen)

Pentru a beneficia de scutirea de TVA, trebuie să deții dovada ieșirii mărfii din UE, adică:

• documentul vamal de export (cu sigiliul vamal)
• CMR sau alt document de transport semnat de transportator
• eventuale certificate sau confirmări de recepție de la client

Ce riscuri există dacă nu ai toate actele?

• întârzierea procesului de vamă sau blocarea exportului
• imposibilitatea de a beneficia de scutirea de TVA
• amenzi și penalități din partea autorităților vamale
• pierderi comerciale în relația cu clientul extern

De aceea, este recomandat să colaborezi cu un expeditor autorizat, firma de brokeraj vamal sau consultant în comerț internațional, mai ales dacă ești la început.

Gestionarea banilor în valută – o necesitate în export

Exportul extracomunitar implică aproape întotdeauna tranzacții în valută. Fie că încasezi dolari americani din SUA, yeni din Japonia sau riali din Emirate, este important să gestionezi eficient aceste monede pentru a nu pierde bani pe diferențele de curs.

Dacă lucrezi constant cu parteneri din afara UE, merită să analizezi opțiunea unui cont multivalutar pentru firme. Acestea permit:

• încasări în mai multe valute fără comisioane suplimentare
• plăți către furnizori internaționali la cursuri avantajoase
• conversie automată la rata reală de schimb
• control centralizat al tuturor operațiunilor

Unele conturi pot fi deschise rapid, online, fără deplasări la bancă, și pot fi conectate la softuri de contabilitate pentru automatizarea plăților.

Concluzie despre Exportul extracomunitar

Exportul extracomunitar deschide uși noi pentru orice firmă românească, dar vine cu provocări administrative și documentare care nu pot fi ignorate. Fiecare pas greșit – o factură lipsă, un cod incorect, un certificat omis – poate duce la întârzieri sau pierderi.

Pe scurt:

• pregătește toate documentele obligatorii: factură, declarație vamală, packing list, contract, acte firmă
• scutește-ți firma de TVA doar dacă poți dovedi exportul prin documente clare
• gestionează plățile în valută cu instrumente moderne care reduc pierderile din conversii
• solicită sprijinul unor experți în vamă dacă nu ai experiență

Cu o bună pregătire și un parteneriat solid cu autoritățile vamale, exportul extracomunitar poate deveni un pilon de creștere solid pentru business-ul tău.