Înmatriculare auto pe firmă în 2025 – diferențe, costuri și acte necesare

Înmatriculare auto pe firmă în 2025. Tot mai multe companii din România aleg să înmatriculeze mașinile pe persoană juridică, fie pentru activități comerciale, fie pentru beneficii fiscale și deductibilitate. Fie că vorbim de un autoturism de serviciu, un utilaj sau o flotă întreagă, înmatricularea auto pe firmă presupune o procedură specifică, diferită de cea pentru persoanele fizice.

În 2025, legislația s-a stabilizat, dar există în continuare particularități importante legate de documente, taxe, regim fiscal și drepturi de deducere. Acest ghid îți explică în detaliu cum se face înmatricularea auto pe firmă, ce acte sunt necesare, cât costă și care sunt diferențele față de înmatricularea clasică.

Ce înseamnă înmatricularea auto pe firmă?

Este procedura prin care o societate comercială (SRL, SA, PFA, II, ONG sau altă entitate cu personalitate juridică) înregistrează un autovehicul pe numele firmei, cu scopul de a-l folosi în activitatea economică. Astfel, mașina devine activ al companiei, iar toate drepturile și obligațiile revin persoanei juridice.

Un autovehicul înmatriculat pe firmă:

• apare în contabilitate (la imobilizări sau în leasing);
• poate genera cheltuieli deductibile;
• implică obligații legale și fiscale suplimentare;
• poate fi folosit de angajați cu sau fără limitări.

Cine poate înmatricula o mașină pe firmă?

Orice entitate juridică înregistrată în România, inclusiv:

• Societăți comerciale (SRL, SA)
• Persoane fizice autorizate (PFA)
• Întreprinderi individuale și familiale
• ONG-uri sau fundații
• Sucursale sau filiale ale firmelor străine înregistrate la ONRC

Condiția este ca firma să fie activă fiscal, să aibă cod valid de TVA (dacă este plătitoare), reprezentant legal și certificat constatator valabil.

Înmatriculare auto pe firmă vs. persoană fizică – principalele diferențe

1. Statutul de proprietar
La firmă, proprietarul este persoana juridică, nu individul. Contractele se semnează cu datele firmei, iar reprezentantul legal acționează în numele acesteia.

2. Documente diferite
Se cer documente de la ONRC, împuterniciri, acte contabile și alte dovezi privind activitatea firmei.

3. Regimul fiscal
Înmatricularea pe firmă permite deducerea TVA-ului (parțial sau integral) și a cheltuielilor cu combustibilul, asigurările, întreținerea, leasingul sau amortizarea.

4. Limitări de utilizare
În cazul utilizării în scopuri personale de către administratori sau salariați, există obligații de raportare și calcul al avantajului în natură.

5. Răspundere juridică
În caz de accident, amendă sau daună, firma este cea vizată, iar răspunderea este distinctă față de persoana fizică.

Ce acte sunt necesare pentru înmatricularea auto pe firmă în 2025

Dosarul de înmatriculare trebuie pregătit atent. Documentele obligatorii includ:

• Cerere de înmatriculare completată și semnată de reprezentantul legal
• Contract de vânzare-cumpărare sau factură fiscală pe numele firmei
• Certificat fiscal emis de ANAF (pentru autoturismele second-hand cumpărate de la persoane fizice)
• Certificat de autenticitate RAR (pentru mașinile second-hand)
• Carte de identitate a vehiculului (CIV) în original
• Copie certificat de înmatriculare anterior (la vehicule rulate)
• Copie după certificatul de înregistrare al firmei (CUI)
• Certificat constatator emis de ONRC (cu date actualizate ale firmei)
• Actul de identitate al administratorului sau împuternicitului
• Procură notarială, dacă documentele sunt depuse de o terță persoană
• Dovada plății taxelor de înmatriculare și a contravalorii certificatului și plăcuțelor de înmatriculare
• Asigurare RCA valabilă pe numele firmei

În cazul achiziției prin leasing, se vor anexa și:

• Contractul de leasing în copie
• Act de predare-primire a vehiculului
• Declarația firmei de leasing privind utilizatorul

Taxe și costuri pentru înmatricularea pe firmă

În 2025, taxele administrative sunt similare cu cele pentru persoane fizice. Estimativ, costurile implicate sunt:

• Certificat de înmatriculare: 49 lei
• Plăcuțe de înmatriculare:
  • set standard: 40 lei
  • număr la alegere: 100 lei
• Taxa RAR pentru eliberare CIV: între 400 și 800 lei (la vehicule din import)
• Certificat de autenticitate RAR: aproximativ 200 lei
• Asigurare RCA: între 700 și 2.000 lei/an, în funcție de tipul vehiculului, firma asigurată și clasa de bonus
• Alte cheltuieli:
  • Copii legalizate, împuterniciri, taxe notariale: 50–200 lei
  • Eventuală consultanță sau intermediere: 150–300 lei

Total estimativ: între 1.000 și 2.500 lei pentru înmatriculare completă, în funcție de mașină și județ

Deducerea TVA și cheltuieli auto pentru firme

Unul dintre principalele motive pentru înmatricularea pe firmă este deductibilitatea fiscală.

Cheltuieli ce pot fi deduse (parțial sau total):

• TVA la achiziția mașinii (integral, doar dacă este folosită exclusiv în scop economic)
• Costuri cu întreținerea, reparațiile, piesele auto
• Combustibil, spălătorie, taxe de drum, rovinietă
• Asigurări CASCO și RCA
• Ratele de leasing și dobânzile (în funcție de forma de achiziție)

Atenție: pentru autoturismele folosite mixt (serviciu + personal), deductibilitatea este de 50%, dacă firma nu face dovada utilizării exclusive în scop economic.

Cine poate conduce mașina înmatriculată pe firmă?

În principiu, orice angajat sau colaborator desemnat de firmă. Conducătorul auto trebuie să fie:

• menționat într-un contract de muncă, decizie internă sau contract de comodat
• înregistrat ca utilizator în polița RCA
• instruit privind regulile de folosire a vehiculului

Dacă administratorul conduce mașina pentru uz personal, trebuie declarat avantajul în natură și impozitat corespunzător în declarația 112.

Alte aspecte importante

• Mașinile înmatriculate pe firmă nu pot fi utilizate în scop personal fără regim fiscal clar
• În cazul vânzării ulterioare, firma trebuie să emită factură cu TVA (dacă este plătitoare)
• La radiere, trebuie depus dosar fiscal și actualizată evidența în contabilitate
• În cazul unui control ANAF, documentele care dovedesc utilizarea economică pot fi solicitate

Recomandări utile pentru antreprenori

• Ține evidența clară a consumului de carburant și traseelor, dacă vrei deductibilitate maximă
• Consultă un contabil pentru a optimiza fiscal cheltuielile cu autovehiculul
• Alege leasing-ul operațional sau financiar în funcție de specificul afacerii tale
• Verifică periodic valabilitatea RCA și ITP – firma răspunde în caz de neconformitate
• În cazul controalelor ITM sau ANAF, ai grijă ca actele de utilizare (decizii, fișe) să fie semnate și arhivate

Concluzie despre Înmatriculare auto pe firmă

Înmatricularea unei mașini pe firmă în 2025 rămâne o alegere strategică pentru multe companii. Deși presupune o procedură administrativă ceva mai complexă decât în cazul persoanelor fizice, avantajele sunt semnificative: deductibilitate fiscală, control contabil clar, optimizarea cheltuielilor și flexibilitate în utilizare.

Cu documentele corect întocmite, sprijinul unui contabil și o bună planificare, procesul este previzibil, legal și adaptat realităților economice actuale. Dacă administrezi o firmă și vrei să investești într-un autovehicul, înmatricularea pe firmă este nu doar legală, ci și eficientă.