Totul despre apostilarea actelor în România – Ghid complet 2025

Totul despre apostilarea actelor în România. Atunci când ai nevoie să folosești un document emis în România într-o altă țară, s-ar putea să ți se ceară mai mult decât simpla traducere. Multe instituții străine solicită ca documentele să fie apostilate – adică să aibă o garanție oficială că sunt autentice și valide. Acest proces se numește apostilare și este reglementat de Convenția de la Haga din 1961, la care România este parte.

Apostila este, așadar, o formalitate esențială pentru cei care lucrează, studiază, se căsătoresc, emigrează sau desfășoară activități juridice sau administrative în străinătate. În acest ghid complet, îți explicăm pas cu pas ce înseamnă apostilarea, unde se face, ce acte pot fi apostilate, cât costă și cât durează procesul.

Ce este apostila și la ce folosește?

Apostila este o ștampilă sau etichetă specială care se aplică pe documente oficiale pentru a le conferi valabilitate internațională în statele semnatare ale Convenției de la Haga. Practic, ea confirmă că actul pe care este aplicată este autentic, a fost emis de o autoritate competentă din România și poate fi recunoscut în alt stat membru.

Este important de înțeles că:

• Apostila nu traduce documentul și nu îl legalizează din punct de vedere al conținutului;
• Ea confirmă autenticitatea semnăturii, a sigiliului sau a ștampilei aplicate pe acel document.

Când este necesară?

• Când prezinți acte românești în străinătate (de ex. la angajare, înscriere la facultate, în instanțe sau autorități administrative);
• În proceduri legale, precum căsătoria cu un cetățean străin;
• Pentru dosare de emigrare, muncă, recunoaștere de studii sau pensii.

Ce documente pot fi apostilate în România?

Actele care pot primi apostilă trebuie să fie emise de autorități publice. Printre cele mai frecvente se numără:

• Certificate de naștere, căsătorie, deces;
• Hotărâri judecătorești definitive;
• Diplome, foi matricole, certificate școlare;
• Adeverințe medicale, cazier judiciar, adeverințe fiscale;
• Procuri notariale, declarații autentificate;
• Acte emise de autoritățile locale (primării, consilii județene etc.);
• Documente comerciale sau juridice (în anumite condiții).

Acte care nu se apostilează:

• Copii neautentificate;
• Documente emise de persoane fizice sau entități private fără semnătură oficială;
• Documente deja apostilate (nu se dublează apostila);
• Documente emise în alte țări (pentru acestea, apostila se face în țara de origine).

Cine eliberează apostila în România?

În funcție de tipul de document, instituția competentă diferă:

• Prefecturile județene și a Municipiului București – pentru acte de stare civilă, acte administrative, certificate, copii legalizate;
• Ministerul Justiției – pentru hotărâri judecătorești, sentințe, extrase de pe cazier, alte documente emise de instanțe;
• Ministerul Educației – pentru diplome, foi matricole, certificate de absolvire;
• Ministerul Afacerilor Externe – pentru acte emise de misiunile diplomatice sau consulate;
• Notariate – pentru acte notariale, uneori în cooperare cu camerele notarilor publici.

Cum se face apostilarea în 2025 – Pași de urmat

1. Verifică dacă statul unde trimiți documentul este semnatar al Convenției de la Haga

Apostila este valabilă numai în statele semnatare ale Convenției. Lista completă se găsește pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe. Dacă statul NU este semnatar, atunci documentul trebuie legalizat la MAE și ambasadă – nu este suficientă apostila.

2. Pregătește actul în forma corectă

• Originalul trebuie să fie în bună stare și lizibil;
• În unele cazuri, trebuie prezentat însoțit de copie legalizată sau traducere autorizată (dacă instituția o cere);
• Verifică dacă documentul are deja semnătura și ștampila autorității emitente.

3. Depune actul la instituția competentă

În funcție de tipul actului:

• La Prefectură – pentru acte de stare civilă, certificate, adeverințe de la autorități locale;
• La Ministerul Justiției – pentru documente judiciare;
• La Inspectoratul Școlar sau Ministerul Educației – pentru diplome și certificate școlare;
• La camera notarilor publici – pentru acte notariale.

Unele prefecturi permit programare online și depunere fizică sau prin curier, iar în marile orașe, eliberarea se poate face în aceeași zi.

4. Ridică actul apostilat

• Se eliberează cu o ștampilă sau etichetă aplicată direct pe document sau pe o anexă;
• În funcție de flux, poate dura între 1 și 5 zile lucrătoare;
• Poate fi ridicat personal sau prin împuternicit.

Cât costă apostilarea unui document?

În general, apostila este gratuită, dar unele servicii conexe (copii legalizate, traduceri, curierat) sunt contra cost.

Tarifele pot include:

• Apostila în sine: gratuită, în cazul actelor depuse la prefectură sau MJ;
• Copie legalizată de notar: între 25 și 80 lei/pagină;
• Traducere autorizată: 40–80 lei/pagină standard (2.000 caractere cu spații);
• Serviciu de intermediere (agenții): 100–300 lei în funcție de complexitate.

Cât durează procesul?

Durata procesului de apostilare variază în funcție de:

• Instituția emitentă;
• Locația în care depui cererea;
• Tipul de document.

În general:

• La prefectură: 1–3 zile lucrătoare;
• La Ministerul Justiției: 2–5 zile;
• Pentru acte școlare: până la 7 zile (în unele cazuri);
• Prin agenții intermediare: în 24–48 de ore (pentru costuri mai mari).

Poți apostila o traducere?

Da, dar numai dacă traducerea a fost:

• Realizată de un traducător autorizat de Ministerul Justiției;
• Autentificată notarial;
• Apoi, apostila se aplică pe traducerea legalizată – nu direct pe textul tradus.

Așadar, în cazul documentelor în limba română traduse pentru a fi folosite în străinătate, procesul este:

1. Traducere autorizată
2. Legalizare notarială
3. Apostilare la camera notarilor sau la prefectură (în funcție de județ)

Ce faci dacă documentul trebuie folosit într-o țară care NU recunoaște apostila?

În acest caz, documentul trebuie legalizat în sistemul clasic:

• Autentificare la autoritatea emitentă;
• Legalizare la Ministerul Afacerilor Externe;
• Supralegalizare la ambasada sau consulatul țării respective.

Este o procedură mai complexă și mai costisitoare decât apostilarea, motiv pentru care se recomandă verificarea prealabilă a statutului țării respective.

Recomandări utile

• Verifică din timp dacă ai nevoie de apostilă sau de legalizare;
• Fă copii legalizate în avans dacă vei folosi documentul în mai multe țări;
• Păstrează o copie scanată a documentului apostilat pentru referințe viitoare;
• Nu lipi nimic pe documentul original – pot fi refuzate de autoritate;
• Dacă ai nelămuriri, adresează-te direcției de relații cu publicul din cadrul prefecturii sau instanței;
• Folosește site-urile oficiale pentru programări și informații – evită intermediarii care percep comisioane mari nejustificat.

Concluzie despre apostilarea actelor în România

Apostilarea actelor este o procedură esențială atunci când ai nevoie ca documentele tale să fie recunoscute legal în străinătate. Chiar dacă pare un proces birocratic, în 2025 el este mai accesibil ca niciodată, iar majoritatea instituțiilor din România permit depunerea și ridicarea într-un interval rezonabil.

Tot ce trebuie să faci este să identifici tipul de document, să te adresezi instituției competente și să pregătești corect actele. Apostila nu este doar o formalitate – este o garanție juridică internațională care îți deschide uși în străinătate și îți simplifică semnificativ demersurile în fața autorităților din alte state.