Legalizare copii documente la notar – În ce cazuri este necesară și cât durează

Legalizare copii documente la notar. În multe situații administrative, judiciare sau personale, ți se poate cere să prezinți copii legalizate ale unor documente importante – fie că este vorba despre un act de identitate, un titlu de proprietate, o diplomă sau un contract.

Pentru ca aceste copii să aibă valoare juridică și să poată fi folosite în fața instituțiilor publice sau a altor entități oficiale, ele trebuie legalizate de un notar public. Această procedură, deși simplă în aparență, respectă un set clar de reguli și implică responsabilitatea atât a solicitantului, cât și a notarului.

În continuare, îți explicăm în ce cazuri ai nevoie de copii legalizate, ce acte trebuie să prezinți la notar, cât durează procedura și cât costă, dar și ce trebuie să știi pentru a evita eventuale erori sau întârzieri.

Ce înseamnă „copie legalizată” și care este rolul notarului

O copie legalizată este o reproducere fidelă a unui document original, însoțită de o încheiere notarială prin care notarul certifică faptul că:

• originalul a fost prezentat și verificat
• copia corespunde în totalitate cu originalul
• legalizarea s-a făcut în conformitate cu legea

Notarul nu garantează veridicitatea conținutului documentului, ci doar faptul că ceea ce apare în copie este identic cu originalul prezentat.

Legalizarea unei copii este diferită de traducerea legalizată sau de autentificarea unui document – fiecare dintre aceste operațiuni având reguli și scopuri distincte.

Când este necesară legalizarea copiilor la notar

Deși în multe cazuri instituțiile acceptă copii simple, sunt situații în care doar o copie legalizată este acceptată ca dovadă oficială. Acest lucru se întâmplă mai ales când documentul urmează să fie folosit într-un dosar oficial, într-un proces sau la o instituție publică strictă.

Cazuri frecvente în care este cerută copia legalizată:

• Pentru dosare notariale – succesiuni, donații, divorțuri, vânzări
• În instanță, ca probă în procese civile sau comerciale
• Pentru dosare de studii – echivalare diplome, înscriere la facultate în străinătate
• Pentru dosare de credit bancar
• În relația cu autorități din străinătate, alături de apostilă sau traducere legalizată
• Pentru înmatricularea firmelor sau schimbări în Registrul Comerțului
• La înscrierea unor contracte în cartea funciară, dacă nu sunt în original
• Pentru angajare în instituții de stat sau posturi sensibile

Instituția care îți cere copia legalizată trebuie să menționeze clar acest lucru – altfel, nu e nevoie să suporți costuri suplimentare pentru un act care nu este solicitat în formă legalizată.

Ce documente trebuie să prezinți la notar

Pentru a legaliza o copie, trebuie să te prezinți cu originalul documentului, în stare bună și complet, și cu actul tău de identitate valabil.

Documente necesare:

• Originalul documentului ce urmează a fi copiat (ex: certificat de naștere, diplomă, act de proprietate, contract etc.)
• Cartea de identitate a persoanei care solicită legalizarea
• În unele cazuri, dacă actul este pe numele altei persoane, poate fi necesară:
  • o împuternicire notarială
  • un document care atestă calitatea ta legală (ex: moștenitor, reprezentant legal)

Dacă documentul este emis în altă limbă, va trebui să fie însoțit de o traducere autorizată, iar în unele cazuri va fi necesară și apostilarea documentului original.

Cât durează legalizarea unei copii la notar

În mod obișnuit, legalizarea unei copii durează între 10 și 30 de minute, în funcție de volumul de documente și de aglomerația din biroul notarial.

Durata depinde de:

• numărul de pagini ale documentului
• complexitatea actului (ex: contracte cu anexe, acte juridice)
• claritatea și starea fizică a documentului original (acte deteriorate pot fi respinse)
• volumul de lucru al notarului în ziua respectivă

Pentru legalizarea mai multor copii sau pentru documente voluminoase (dosare, contracte de peste 10 pagini), este recomandat să faci o programare în avans.

Cât costă legalizarea unei copii la notar

Costul este reglementat de Uniunea Națională a Notarilor Publici din România (UNNPR) și se calculează, de regulă, pe pagină. La acesta se adaugă un tarif fix pentru încheierea de legalizare.

Prețuri orientative în 2024–2025:

• 10 – 20 lei/pagină, în funcție de complexitate
• Încheierea notarială: între 30 și 50 lei/document

Pentru o copie legalizată simplă (ex: certificat de naștere de o pagină), costul total este în jur de 40–70 lei.

Pentru documente mai lungi, costul poate ajunge la 100–200 lei, mai ales dacă sunt mai multe exemplare.

Tarife suplimentare:

• Traducere autorizată + legalizare: 100–200 lei în plus, în funcție de limbă
• Serviciu de urgență: unele birouri percep un tarif adițional dacă dorești documentul în aceeași oră

Ce NU se poate legaliza

Există situații în care notarul nu poate legaliza o copie, chiar dacă ai documentul original:

• acte care nu sunt originale (copii xerox, printuri necertificate)
• documente într-o limbă străină, fără traducere oficială
• acte cu ștersături, corecturi sau deteriorări grave
• documente emise de instituții informale sau neautorizate
• acte care conțin clauze confidențiale sau date sensibile fără acord

Notarul este obligat prin lege să refuze legalizarea atunci când actul nu respectă normele sau prezintă suspiciuni privind autenticitatea.

Ce faci după ce obții copia legalizată

După ce primești copia legalizată, aceasta are valoare oficială și poate fi depusă la orice instituție care a solicitat-o. Este bine să:

• păstrezi originalul documentului în siguranță
• soliciți mai multe exemplare legalizate, dacă urmează să trimiți dosare în paralel
• întrebi instituția destinatară dacă acceptă copie scanată legalizată, pentru trimitere digitală (unele instituții permit acest lucru în 2025)

Dacă vei folosi actul în străinătate, verifică dacă este nevoie și de apostilă sau supralegalizare, în funcție de țara respectivă.

Concluzie despre Legalizare copii documente la notar.

Legalizarea unei copii la notar este o procedură simplă, dar esențială în multe contexte oficiale. Fie că vrei să depui un dosar de moștenire, să te înscrii la o universitate sau să prezinți acte în instanță, o copie legalizată este adesea singura formă acceptată.

Cu documentele potrivite și puțină organizare, totul poate fi rezolvat într-o singură vizită la notar. Este important să înțelegi că notarul nu face decât să certifice identitatea între copie și original – iar responsabilitatea pentru conținutul actului rămâne la tine.

Dacă ai nelămuriri privind actele necesare, taxele sau utilizarea internațională, cel mai sigur este să contactezi biroul notarial înainte de vizită. Așa vei economisi timp, vei evita drumurile inutile și vei obține documentul exact așa cum îl solicită instituția unde urmează să îl depui.