Rambursarea TVA-ului extern

Rambursarea TVA-ului extern: Ghid complet pentru companiile din România. Multe firme din România care desfășoară activități economice în alte țări membre ale Uniunii Europene nu își recuperează TVA-ul plătit în străinătate, deși legislația le permite acest lucru. În fiecare an, miliarde de euro rămân nerevendicate din neatenție sau lipsă de informare. Dacă business-ul tău are cheltuieli externe, ai posibilitatea legală să soliciți rambursarea TVA-ului. În acest articol, îți prezentăm pas cu pas cum funcționează acest proces.

Cine poate solicita rambursarea TVA-ului extern

Pentru a avea dreptul de a solicita rambursarea TVA-ului plătit în alt stat membru al UE, trebuie să îndeplinești cumulativ câteva condiții esențiale:

• Firma trebuie să fie înregistrată ca plătitoare de TVA în România;
• Trebuie să fi achiziționat bunuri sau servicii în scopul desfășurării activității economice;
• Cheltuielile trebuie să fie eligibile pentru deducere conform legislației din țara respectivă;
• Valoarea TVA-ului solicitat trebuie să depășească anumite praguri minime.

Exemple de cheltuieli eligibile:

• Cazare, masă și transport
• Combustibil și întreținere auto
• Participare la târguri, conferințe sau traininguri
• Cheltuieli cu telecomunicații sau publicitate
• Servicii de protocol

Este important să verifici legislația din fiecare stat membru, deoarece nu toate țările acceptă aceleași tipuri de cheltuieli pentru rambursare.

Praguri minime pentru cererea de rambursare

• Dacă perioada acoperită este mai mică de un an, dar mai mare de 3 luni: TVA de minimum 400 euro
• Dacă perioada acoperită este de un an calendaristic: TVA de minimum 50 euro

Cum depui cererea de rambursare TVA

Procedura este digitalizată și se face prin Spațiul Privat Virtual al ANAF, folosind formularul 318. Nu este nevoie să depui cererea direct în țara de unde soliciți TVA-ul, însă e important să respecți cerințele tehnice și termenele.

Pașii de urmat:

• Te conectezi în Spațiul Privat Virtual de pe site-ul ANAF
• Accesezi secțiunea „Rambursare TVA din UE” pentru persoane juridice
• Descarci formularul D318
• Îl completezi folosind Adobe Acrobat și îl validezi
• Semnezi documentul cu semnătură electronică calificată
• Trimiți cererea și primești confirmarea de primire

Este recomandat ca odată cu formularul să atașezi și facturile justificative, în format PDF, pentru a evita eventuale solicitări ulterioare din partea autorităților fiscale din țara respectivă.

Termenul limită pentru depunerea cererii

Data limită până la care poți solicita rambursarea TVA-ului este 30 septembrie a anului următor celui în care s-au efectuat cheltuielile.

De exemplu, pentru cheltuieli realizate în 2024, trebuie să depui cererea până la 30 septembrie 2025.

Unde vezi stadiul cererii

După ce ai transmis formularul, poți verifica în orice moment:

• Secțiunea Declarații depuse din Spațiul Privat Virtual
• Sub-secțiunea Rambursare TVA
• Acolo găsești toate notificările, inclusiv cele trimise de autoritățile fiscale din țările UE

Decizia de rambursare îți va fi transmisă prin poștă, în limba țării respective. Orice comunicare ulterioară cu administrația fiscală străină se face în limba oficială a statului în cauză.

În cât timp îți primești banii

Timpul mediu de rambursare variază de la o țară la alta. În general, termenul este de maximum 4 luni, dar sunt state care procesează cererile chiar și în 30 de zile.

Dacă autoritățile întârzie rambursarea, în anumite cazuri pot fi aplicate penalități sub formă de dobândă de întârziere.

Alte opțiuni: servicii externe de recuperare TVA

Dacă nu ai timpul sau resursele necesare să faci procedura pe cont propriu, poți apela la:

• Bănci partenere (ex: Banca Transilvania, Raiffeisen Bank)
• Firme specializate în recuperarea TVA-ului extern

Acestea pot prelua procesul complet, în schimbul unui comision, și gestionează inclusiv corespondența cu autoritățile fiscale din alte țări.

Această variantă este utilă mai ales dacă ai cheltuieli în mai multe state și nu cunoști limbile locale sau legislațiile specifice.

Recomandări pentru eficiență

Pentru a maximiza șansele de succes și a evita întârzierile:

• Păstrează toate facturile originale și chitanțele
• Asigură-te că sunt emise pe numele firmei tale și conțin toate informațiile cerute de legislația locală
• Documentează codurile de cheltuieli corespunzătoare în formularul 318
• Depune cererea cu câteva săptămâni înainte de termenul limită

TVA-ul și gestionarea valutară

Dacă ai activitate în mai multe țări, vei avea și cheltuieli în monede diferite. De multe ori, pierderile legate de cursul de schimb sau comisioanele de conversie pot deveni semnificative. Pentru a le evita:

• Poți folosi un cont multivalutar de afaceri
• Îți deschizi un cont în care poți primi și gestiona mai multe monede fără comisioane mari
• Primești detalii bancare locale pentru principalele monede europene

Gestionarea eficientă a fondurilor este esențială, mai ales dacă rambursarea TVA-ului se face în conturi diferite sau în valută.

Concluzie despre Rambursarea TVA-ului extern

Rambursarea TVA-ului extern este un drept legal de care foarte multe firme nu profită. Cu un minim de documentație, o semnătură electronică și acces la Spațiul Privat Virtual, poți recupera sume importante din bugetul companiei tale. Procesul este digital, transparent și reglementat la nivel european. Dacă ai cheltuieli eligibile în afara țării, nu lăsa acești bani să se piardă. Informează-te, aplică la timp și, dacă ai nevoie, apelează la specialiști care să te ajute.