Legalizarea documentelor pentru străinătate – notariat sau tribunal?

Legalizarea documentelor pentru străinătate. Când vine vorba de plecări în străinătate, studii, căsătorii, obținerea cetățeniei, contracte internaționale sau simple formalități administrative, apare inevitabil întrebarea: unde trebuie legalizate documentele pentru a fi valabile în afara României – la notariat sau la tribunal?

Confuzia este firească, mai ales că termenii „legalizare”, „apostilare” și „supralegalizare” se folosesc adesea interschimbabil, deși au semnificații și instituții complet diferite. În acest articol îți explicăm clar, cu exemple concrete, care documente se legalizează la notar, care ajung în instanță și ce opțiune trebuie să alegi în funcție de țara în care vei folosi actul respectiv.

Ce înseamnă legalizarea documentelor pentru străinătate

Legalizarea este o formă de certificare oficială a autenticității unui document emis în România, pentru ca el să poată fi folosit într-o țară străină. Este o garanție administrativă că acel document este valid, semnat de o autoritate competentă și poate produce efecte juridice și peste hotare.

Există două forme principale:

• Apostila de la Haga – pentru țările membre ale Convenției de la Haga din 1961
• Supralegalizarea consulară – pentru state care nu acceptă apostila

Apostilarea și supralegalizarea nu sunt același lucru cu legalizarea notarială, dar uneori se aplică împreună, în funcție de tipul actului.

Când trebuie să mergi la notar

Notarul public nu apostilează și nici nu supralegalizează documente. Însă el joacă un rol esențial în autentificarea, certificarea, legalizarea copiilor și a traducerilor – pași necesari în procesul de pregătire a unui document pentru folosirea în străinătate.

La notar se pot face următoarele:

• Legalizarea copiilor conforme cu originalul
• Legalizarea semnăturii traducătorului autorizat
• Autentificarea unei declarații, procuri, împuterniciri pentru exterior
• Redactarea unui înscris notarial internațional (ex: declarație pe proprie răspundere)

După aceste etape, unele documente vor merge la Prefectură pentru apostilare sau la Ministerul Afacerilor Externe pentru supralegalizare, în funcție de destinație.

Când trebuie să mergi la tribunal

Instanțele de judecată din România, prin compartimentul apostilă/supralegalizare, sunt instituțiile care aplică Apostila de la Haga pe documentele emise de autorități publice.

La tribunal se apostilează:

• Acte de stare civilă (naștere, căsătorie, deces) – emise de primării
• Certificate de cazier judiciar
• Adeverințe sau diplome de la școli, licee, universități (cu viza Inspectoratului Școlar)
• Adeverințe medicale (cu viza DSP)
• Sentințe și hotărâri judecătorești definitive

Apostilarea nu înseamnă traducere, ci confirmarea autenticității semnăturii și a funcției emitentului din România, pentru uz extern.

În cazul în care țara în care mergi nu acceptă apostila, va trebui să faci supralegalizarea, care implică Tribunalul + MAE + Ambasada țării respective.

Legalizare notarială sau apostilă – cum știi ce ți se cere?

Primul lucru pe care trebuie să-l știi este numele exact al țării în care urmează să folosești documentul. În funcție de acest detaliu, se determină traseul actului.

Situațiile sunt:

• Țara este membră a Convenției de la Haga → se aplică apostila → documentul trebuie apostilat la tribunal
• Țara nu este membră a Convenției → se face supralegalizare (tribunal + MAE + ambasadă)
• Țara cere doar traducere legalizată, fără apostilă → mergi doar la notar

Este bine să ceri o informare oficială de la autoritatea unde urmează să depui actul, pentru a evita drumuri inutile.

Pașii tipici pentru legalizarea unui document pentru străinătate

Pentru majoritatea actelor oficiale (certificat naștere, căsătorie, diplomă), pașii sunt:

1. Obținerea documentului original de la autoritatea emitentă
2. Traducerea autorizată a documentului în limba cerută de statul străin
3. Legalizarea semnăturii traducătorului la notar
4. Aplicarea apostilei (sau supralegalizarea) în funcție de țară
5. Eventual: traducerea apostilei, în funcție de cerințele instituției externe

Pentru documente notariale (procura, declarații etc.):

• Documentul se redactează și autentifică direct la notar
• Se aplică apostila de către Camera Notarilor Publici

Atenție: unele țări cer apostilă pe original + apostilă pe traducere!

Exemple de acte și unde trebuie legalizate

Pentru claritate, iată câteva exemple uzuale:

• Certificat de naștere/căsătorie → tribunal (apostilă) sau MAE (supralegalizare)
• Diplomă universitară → viza Inspectorat + tribunal (apostilă)
• Procura pentru Italia → notar + apostilă de la Camera Notarilor
• Declarație părinte pentru copil minor → notar + apostilă
• Cazier judiciar pentru Canada → tribunal (apostilă), traducere legalizată + supralegalizare (MAE + Ambasada)

Întrebări frecvente despre legalizarea documentelor

Pot obține apostila direct de la notar?

Nu, notarul nu aplică apostila, ci doar legalizează sau autentifică documentul:

• Apostila se aplică de tribunal (pentru acte administrative)
• Camera Notarilor Publici poate aplica apostila pentru acte notariale
• Notarul te poate îndruma unde trebuie să mergi cu actul

Ce documente nu pot fi apostilate?

Există documente care nu sunt eligibile pentru apostilare:

• Acte fără semnătură oficială sau sigiliu (ex: copii simple)
• Documente netraduse când se cere traducerea
• Adeverințe emise de entități private (fără acreditare publică)

Apostila este valabilă permanent?

Da, apostila nu are termen de expirare în sine:

• Cu toate acestea, unele autorități din străinătate pot cere acte recente
• Recomandat: nu mai vechi de 6 luni în cazul certificatelor de stare civilă
• În unele țări se cere legalizarea actualizată a traducerii

Pot face totul online sau prin împuternicit?

Da, poți delega întreaga procedură unei persoane de încredere:

• Este nevoie de procură notarială (legalizată)
• Există firme de traduceri și servicii juridice care oferă pachete complete
• Apostilarea și legalizarea NU se pot face 100% online în România (doar parțial)

Cât durează întreg procesul de legalizare?

Durata variază în funcție de tipul actului și instituția competentă:

• Traducere + legalizare la notar: 1–2 zile
• Apostilare la tribunal: 2–7 zile lucrătoare
• Supralegalizare completă: până la 2–3 săptămâni (cu programare)

Este bine să începi procesul cu cel puțin 1 lună înainte de termenul-limită.

Concluzie despre Legalizarea documentelor pentru străinătate

Legalizarea documentelor pentru străinătate nu este un proces complicat, dar poate deveni frustrant dacă nu știi de unde să începi. Diferența dintre notariat și tribunal nu este doar de instituție, ci de funcție: notarul pregătește și certifică documentul, iar tribunalul (sau Camera Notarilor) îl face valabil internațional prin aplicarea apostilei.

Este important să afli ce îți cere exact autoritatea din străinătate, să alegi corect traseul documentului și să îți rezervi timp pentru toți pașii. Cu o informare bună și o planificare corectă, întregul proces poate fi parcurs fără bătăi de cap.

Dacă ai nevoie de o listă personalizată cu ce trebuie să faci în funcție de țară și document, îți pot oferi imediat o variantă adaptată. Spune-mi doar unde pleci și ce acte ai.